O que é workflow e como ele pode ajudar a sua empresa?
O workflow é uma ferramenta poderosa para ordenar atividades e otimizar processos.
Em tempos de trabalho remoto, manter a clareza e a ordem na realização de um projeto pode ser um verdadeiro desafio.
A dificuldade pode aumentar na mesma proporção que o tamanho da equipe – quanto mais pessoas no time, maiores os riscos de desorganização.
Se você quer saber como o workflow pode ajudar de maneira prática, precisa conferir este conteúdo!
O que é workflow?
Trata-se de uma sequência lógica para a realização de determinado trabalho, no qual as tarefas são determinadas por um roteiro, a fim de que todos possam entender o que está sendo feito e como.
Ele pode ser aplicado tanto individualmente como em equipes, nas quais cada um cuida de uma etapa do processo.
O workflow pode ser implementado de maneira analógica ou com a ajuda da tecnologia.
Qual a diferença entre workflow e processos?
Para todo e qualquer trabalho realizado, há um processo envolvido. Ainda que nem sempre ele seja evidenciado (em alguns casos, é conduzido intuitivamente pelo executor), sempre há uma maneira como as coisas são feitas.
Já o workflow traz a descrição clara e meticulosa de como esse processo é conduzido. Ou seja, com essa ferramenta, cada etapa é definida.
Como funciona o workflow?
Ele pode ser entendido de acordo com o tipo a ser aplicado: ad hoc, administrativo, produtivo e colaborativo.
Ad hoc
Esse modelo foi criado para o caso de participantes que precisam executar diversos procedimentos individuais dentro de um mesmo processo, com o fluxo de tarefas definido e claro.
Nesse modelo, os itens podem ser alterados de acordo com as necessidades e os procedimentos da empresa.
Administrativo
O workflow administrativo é mais rígido, justamente por lidar com processos ligados aos departamentos financeiro, de RH, de logística, de gestão etc.
Como as atividades costumam ser repetitivas, elas podem ser automatizadas.
Produtivo
O modelo produtivo conta com um enorme volume de dados e várias regras de procedimentos. Geralmente, é usado em grandes empresas e aplicado no controle de pedidos de compra e venda, por exemplo.
Requer auditoria e traz como principal dificuldade a organização por funções, já que esse é o padrão implementado pela maioria das grandes corporações. Os outros workflows são organizados por processos.
Colaborativo
Envolve o trabalho realizado por vários departamentos de uma mesma empresa, com foco em um objetivo comum.
Como a troca de informações é essencial, o workflow colaborativo se beneficia muito do uso de automações e de softwares que permitem um diálogo rápido e claro.
Quais são as vantagens do workflow?
Conheça os principais benefícios que a ferramenta pode proporcionar.
Aumento da eficiência
Erros fazem parte de qualquer trabalho, mas o ideal é conseguir reduzi-los ao máximo para que as tarefas sejam concluídas o mais rápido possível.
O workflow é uma excelente ferramenta para isso, por eliminar etapas desnecessárias e proporcionar uma visão mais completa de todo o fluxo de trabalho.
Redução de custos
Com o workflow, o profissional consegue tirar dúvidas sobre a tarefa e realizar o trabalho corretamente.
Também é importante criar etapas de revisão dentro do workflow, o que diminui a incidência de erros ou defeitos no produto final.
Esse cuidado diminui a mão de obra e o volume do material, reduzindo os custos operacionais.
Colaboração
Com a comunicação mais clara e efetiva ocasionada por um workflow bem estruturado, os funcionários alcançam um maior nível de colaboração.
Alguns dos problemas evitados são mal-entendidos ou informações soltas pelo caminho, que atrapalham bastante o andamento do trabalho.
Melhoria contínua
O acompanhamento proporcionado pela ferramenta permite a detecção de gargalos no processo, ajudando na identificação de pontos que podem ser melhorados.
Isso traz uma grande vantagem para a gestão, afinal, concluir os projetos com cada vez mais qualidade e em menos tempo impacta positivamente a empresa.
Quais são os cuidados necessários?
Para aplicar corretamente o workflow, é preciso prestar atenção em alguns pontos.
Evite a repetição
Por detalhar cada etapa do trabalho, o workflow pode ter informações repetidas.
Faça quantas revisões forem necessárias para evitar esse deslize. Assim, o workflow não fica redundante e mantém a eficiência.
Fique atento à diagramação
O workflow deve ser intuitivo e de fácil compreensão. Para isso, procure diagramar as informações de maneira clara, concisa e objetiva.
Esse cuidado torna o uso do workflow mais fácil e ajuda a otimizar o tempo.
Treine os funcionários
Garanta que todos os colaboradores saberão usar o workflow como ferramenta para o dia a dia. Esse objetivo pode ser alcançado por meio de treinamentos, além de uma pessoa responsável por tirar dúvidas e alinhar os processos ao longo do tempo.
Abra espaço para que os colaboradores possam sugerir novas ideias e mostrar o que não está funcionando dentro do workflow, criando oportunidade para afinar ainda mais o processo a cada dia.
Saiba mais!
Ficou claro o que é o workflow e como ele pode ser útil? A princípio, o tempo e o trabalho que serão investidos para a formatação dessa ferramenta podem assustar um pouco. Mas, depois disso, a conclusão dos projetos certamente ficará muito mais fácil. Aproveite para conferir outros artigos sobre gestão e estratégias no nosso blog!
